ใครจะรู้บ้างว่าการจัดงานอีเว้นท์มีความสำคัญกับภาครัฐหรือเอกชนมากกว่ากัน?

การจัดกิจกรรมตามสถานที่ต่าง ๆ ที่เราเห็นกันจนชินตา โดยมากจะเป็นการจัดงานที่เกิดจากองค์กรภาคเอกชนซึ่งต้องการที่จะสร้างแบรนด์ สร้างการสื่อสาร สร้างภาพลักษณ์ สร้างยอดขาย รวมถึงสร้างกระแสให้กับสินค้า ซึ่งเป็นไปด้วยเหตุผลทางธุรกิจ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าการจัดงานอีเว้นท์จำเป็นแค่เฉพาะกับภาคเอกชนเพียงอย่างเดียว หากลองมองดูกันจริง ๆ ในส่วนของภาครัฐเอง ก็มีหลายหน่วยงานที่มีงานอีเว้นท์กันทุกปี และบางหน่วยงานก็มีตารางการจัดงานอย่างต่อเนื่องตลอดทั้งปี

ภาครัฐจำเป็นต้องจัดงานอีเว้นท์หรือไม่?

การจัดกิจกรรมที่จัดโดยภาครัฐส่วนใหญ่จะไม่ได้เรียกกันว่า Marketing Event แต่มักจะถูกเรียกกันย่อ ๆ ว่า MICE (ไมซ์) ซึ่งย่อมาจาก Meetng, Incentive, Convention และ Exhibition & Event กิจกรรม MICE เป็นกิจกรรมที่จัดขึ้นด้วยวัตถุประสงค์หลายประการ เช่น เพื่อพัฒนาบุคคลากร, เพื่อสนับสนุนและเสริมสร้างศักยภาพขององค์กร, เพื่อสร้างความร่วมมือร่วมใจในหน่วยงานของรัฐ, เพื่อสร้างความเข้าใจอันดีระหว่างรัฐกับประชาชน และเพื่อสร้างอะไรอีกหลาย ต่อหลายอย่างตามแต่ละวัตถุประสงค์ของหน่วยงานนั้น ๆ แต่ที่สำคัญและจำเป็นที่สุดในยุคปัจจุบันคือเพื่อสร้างภาพลักษณ์ขององค์กรของรัฐ จึงไม่น่าแปลกใจว่ากิจกรรมที่เรียกว่า MICE หรือ Event นั้นจึงมีบทบาทมากขึ้นมากขึ้นต่อหน่วยงานราชการในปัจจุบัน เพราะ Positioning และความน่าเชื่อถือเป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับภาครัฐ

ดังนั้นการสื่อสารแบบ Two-way communication ระหว่างประชาชนกับภาครัฐจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่ช่วยทำให้ทั้งสองฝ่ายมีความเข้าใจซึ่งกันและกันมากขึ้น ภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กรจะส่งผลดีต่อภาพรวมของประเทศ การจัดงานอีเว้นท์จึงเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือสำคัญที่ภาครัฐจะนำมาใช้เพื่อช่วยสนับสนุนทั้งวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กรให้ดำเนินไปในทิศทางที่สอดคล้องกัน แต่ความยากของการจัด Event หรือ MICE ของภาครัฐ คือมีการกำหนดค่า KPI (Key Performance Indicator หมายถึง ดัชนีชี้วัดผลงานหรือความสำเร็จของงาน) ซึ่งค่างานดังกล่าวไม่ได้น้อยไปกว่าภาคเอกชนเลย

ปัญหาคือจะทำอย่างไรจึงจะสามารถจัดสรรงบประมาณให้เหมาะสม คุ้มค่ากับผลที่จะได้รับ?

อย่างแรกควรจะกำหนดเป้าหมายของการจัดงานก่อน ซึ่งเป้าหมายนั้นต้องเชื่อมโยงกับวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กรสามารถตอบโจทย์ตามนโยบายของรัฐ หลังจากนั้นก็กำหนดผลที่คาดว่าจะได้รับเพื่อให้การดำเนินงานมีทิศทางที่เหมาะสม ส่วนเรื่องการกำหนดค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่ก็มักจะกำหนดตามปริมาณหรือจำนวนคนที่มาร่วมงาน ประกอบกับขอบเขตหรือรายละเอียดการจัดงานที่ต้องการให้มีภายในงาน ก็จะทำให้หน่วยงานสามารถจัดเตรียมที่จะจัดงาน Eventหรือ MICE ได้อย่างสบาย ๆ แต่ขอแนะนำว่าในการจัดงานต่าง ๆ ควรให้มืออาชีพอย่างกลุ่มธุรกิจออแกไนซ์มาเป็นคนบริหารจัดการให้

ถ้าไม่มั่นใจว่าจะเลือกหาออแกไนเซอร์อย่างไรก็ควรเริ่มจากการตรวจดู Profile ของบริษัทฯ ก่อนนำเสนอโครงการประกวดราคาและแนวคิด ตรวจดูความน่าเชื่อถือจากประสบการณ์ เพราะคนที่จะมาสร้างภาพลักษณ์ให้กับองค์กรของรัฐควรมีภาพลักษณ์ที่ดีด้วยเช่นกัน มีความเข้าใจในวิสัยทัศน์ของรัฐ การที่ภาครัฐจัดงานออกมาได้ดี สามารถสร้างภาพพจน์ที่ดีให้กับหน่วยงานและประเทศได้ ก็ดูจะสมเหตุสมผลหากหน่วยงานรัฐจะมีการวางแผนงบประมาณไว้สำหรับกิจกรรม MICE หรือ Event จัดสรรเป็นงบประจำปีที่เหมาะสม เพื่อแสดงผลงานคุณภาพต่อสาธารณชน เกิดความน่าเชื่อถือและความภาคภูมิใจ และที่สำคัญหน่วยงานต่าง ๆ ต้องตั้งมั่นอยู่บนเหตุและผล บนวัตถุประสงค์ของการจัดงาน รวมทั้งการมีจรรยาบรรณที่ดีของการเป็นภาครัฐด้วย