เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น ต้องระบุปัญหาให้ถูกต้อง, ลำดับ ความสำคัญของปัญหา, เลือกปัญหาที่ต้องการจะแก้ และใช้ข้อมูลที่เป็น ข้อเท็จจริง เท่านั้น

การแก้ปัญหา เริ่มต้นด้วย

1. กำหนด วัตถุประสงค์ (Objective) โดยใช้ เครื่องมือ SMART
S = Specific or Simple คือ สินค้าอะไร
M = Measurable คือ หน่วยวัด เป็นอะไร ต้องวัดได้ เป็น % หรือ บาท ลัง โหล ฯลฯ
A = Achievable คือ หวังผลได้ 90% - 110% (จาก Base คือ 100,000 ชิ้น จะทำให้ได้ 130,000 ชิ้น)
R = Relevant คือ เป็นเหตุเป็นผล (กิจกรรมที่จะทำ มีอะไรบ้าง มีอะไรขัดกันไหม)
T = Time คือ เมื่อไร (วัน เดือน ปี)
การกำหนด วัตถุประสงค์ ที่เหมาะสม จะส่งผลให้สามารถ แก้ปัญหา อย่างยั่งยืน ได้ 5 %

2. การวิเคราะห์ หาสาเหตุ (Identify possible Root Cause – RCA)
การวิเคราะห์ค้นหาสาเหตุ ต้องทำตามลำดับขั้นว่า มากจากอะไร ได้บ้าง
โดยใช้ เครื่องมือ 5G

5G สำหรับ การหาวิธี การแก้ปัญหา ให้ตรงจุดที่สุด ได้แก่
Genba = สถานที่ / หน้างาน จริง
Genbutsu = สิ่งของ / ชิ้นงานที่เป็นปัญหา จริง
Genjitsu = สถานการณ์ จริง
Genri = ทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง จริง
Gensoku = เงื่อนไขประกอบที่เกี่ยวข้อง จริง

หรือ การใช้ คำถาม ทำไม 5 ครั้ง (5 WHYs / Why-Why Analysis )
Cause and Effect Analysis (CE analysis)
Root Cause Analysis (RCA)

ไอน์สไตน์ พูดไว้ว่า.. ถ้ามีเวลา 1 ชั่วโมง ในการแก้ปัญหา เขาจะใช้เวลา 55 นาที ในการวิเคราะห์ปัญหา ใช้อีก 5 นาทีที่ หาวิธี หรือ หนทางในการแก้ไข

“If I had an hour to solve a problem I’d spend 55 minutes thinking about the problem and 5 minutes thinking about solutions”

การค้นหาสาเหตุที่ถูกต้อง - วิเคราะห์ได้ บางส่วน อย่า อ้างว่า เข้าใจ สาเหตุ ที่แท้จริงทั้งหมด
จะส่งผลให้ สามารถจัดการปัญหาได้ อย่างมีประสิทธิผล และอย่างยั่งยืน ได้ 15%
จะไม่เกิดปัญหาเดิมขึ้นอีก และจะไม่สร้างปัญหาที่จะเกิดขึ้นตามาภายหลัง

3. หาทางแก้ ที่เป็นไปได้ (Generate Alternative)
คิด แบบ Macro หาวิธีแก้ปัญหา ตั้งเป็นสมมุติฐาน (Assumption) ที่อาจจะช่วยแก้ปัญหาได้
3.1 รวมคน ที่เกี่ยวข้อง ในการสร้างทางเลือก
3.2 ประเมิน ข้อดี และข้อเสีย (Pro & Con) ของแต่ละทางเลือก
3.3 ระบุทางเลือก ที่สอดคล้องกับ วัตถุประสงค์
3.4 ระบุทางเลือก ระยะสั้น และระยะยาว

เทคนิค การพัฒนา วิธีแก้ปัญหา มีดังนี้
• การอุปมาน (Analogy) ดูจาก ปัญหาที่คล้ายกัน ในอดีต และประยุกต์ (Adapt) วิธีการแก้ปัญหา ให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบัน

•การประชุมระดมสมอง (Brainstorming) สร้างวิธีการ ในการแก้ปัญหาให้ได้มากที่สุด เท่าที่จะคิดได้ มักเรียกว่า ความคิดสร้างสรรค์ (Creative Thinking) หรือ คิดนอกกรอบ (Thinking Out of the Box)

•การแบ่งแยก แล้วปกครอง (Divide and Conquer) แยกย่อยปัญหาที่มีขนาดใหญ่และซับซ้อน เป็นปัญหาที่เล็กลง ซึ่งจะหาวิธีการ ที่จะแก้ไขได้

• การมุ่งสู่เป้าหมาย (Mean - End Analysis) เริ่มต้นด้วยผลลัพธ์ที่ต้องการ และวิเคราะห์ ขั้นตอนย้อนกลับ หาขั้นตอนสำคัญที่จำเป็น ต้องทำ เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

•การลองผิด ลองถูก (Trial & Error) ในกรณีที่ เวลาและทรัพยากร ไม่ใช่ ข้อจำกัด การลองผิด ลองถูก จนกว่าจะได้ ผลลัพธ์ที่เหมาะสม เป็นทางเลือกที่น่าสนใจ

4. เลือกทางเลือก ที่เหมาะสม (Optimum Solution)
จากวัตถุประสงค์ วิเคราะห์พบสาเหตุที่แท้จริง และสร้างวิธีการแก้ปัญหา แล้ว จึงเลือกวิธีการแก้ปัญหา ดังนี้

4.1 เสนอแนะ (Suggestion / Recommendation)
4.2 ระบุทางเลือกที่เลือก อย่างชัดเจน เป็นลำดับ 1. 2. 3. เป็นต้น
4.3 อะไรที่..ต้องขจัด หรือ หยุด
4.4 อะไรที่..ต้องลด
4.5 อะไรที่..ต้องเพิ่ม
4.6 อะไรที่..ต้องเริ่มสร้าง

จะส่งผลให้ สามารถแก้ปัญหาได้ อย่างมีประสิทธิผล และอย่างยั่งยืน ได้ 5 %

มนต์ชัย สุนทราวัฒน์ คุณมนต์ชัย สุนทราวัฒน์ เป็นนักวางกลยุทธ์การตลาดและการขายที่มีประสบการณ์ทำงานมากว่า 30 ปี เติบโตในสายการตลาดอย่างต่อเนื่อง ในสไตล์แบบถึงลูกถึงคน จนสามารถเพิ่มยอดขายให้กับกลุ่มดัชมิลล์จนเป็นเบอร์ 1 ในตลาดนมพร้อมดื่ม ตำแหน่งสุดท้ายเป็น Chief Commercial Officer ของบริษัท ดัชมิลล์ กรุ๊ป ปัจจุบันเป็นที่ปรึกษาด้านการขายและการตลาด ให้กับหลายองค์กร