ช่วง 10 กว่าปีที่ผ่านมา มีโอกาสให้คำปรึกษาและลงพื้นที่สถานที่ประกอบการของเจ้าของกิจการจำนวนมาก พบปัญหาของผู้ประกอบการส่วนใหญ่ คือ

(1) เรื่องของการหมุนเงินสด

(2) กิจการมีกำไร แต่ทำไมไม่เห็นเงินสด

(3) เงินสดไม่พอต่อค่าใช้จ่ายประจำ

(4) ไม่มีเงินจ่ายชำระค่าสินค้า

(5) เก็บเงินจากลูกหนี้ไม่ทันกับการที่ต้องจ่ายชำระเงินเจ้าหนี้

และอื่นๆ อีกมากมาย ปัญหาส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้น อาจจะเริ่มต้นตั้งแต่ไม่มีการวางระบบตั้งแต่แรก และสุดท้ายก็จะเป็นปัญหาพอกพูนต่อมาจนทำให้เกิดผลกระทบจนทำให้ต้องออกจากธุรกิจไป  ผู้เขียนจะชี้ประเด็นสำหรับผู้ประกอบการตั้งแต่เริ่มต้นจนกระทั่งต้องปิดกิจการกันเลย

ตอนเริ่มต้นกิจการส่วนใหญ่ ผู้ประกอบการให้ความสำคัญกับการ “ลงทุน” จำนวนมากกับธุรกิจ โดยไม่มีการวางแผนล่วงหน้าด้วยซ้ำไปว่า จะต้องทำอะไรก่อนและหลัง รู้แต่ว่าต้องทำให้เร็วที่สุด ดังนั้น การลงทุนจึงไม่มีขอบเขตของการจ่ายเท่าใดนัก จ่ายเฉพาะหน้า รู้ว่าจะต้องทำทุกอย่างให้ดีที่สุด บางครั้งพอคิดจะเริ่มทำ จะมีผู้คนเข้ามาแวดล้อมตัวเจ้าของจำนวนมาก เสนอสินค้าและบริการทุกอย่าง ซึ่งบางครั้งกิจการของเราอาจจะไม่จำเป็นต้องใช้ก็ได้ ฉะนั้นแล้วควรมีสติ และควรที่จะวางแผนก่อนว่าจะทำอะไรบ้าง และสิ่งสำคัญที่สุด ควรคิดว่าจะลงทุนอะไรให้อยู่ในความต้องการของลูกค้าด้วย

พอเริ่มจะลงทุน คงหนีไม่พ้นที่จะต้องหา “แหล่งเงินทุน” ผู้ประกอบการ SMEs ส่วนใหญ่ คิดว่ามีแต่ไอเดียจะทำธุรกิจ เงินลงทุนยังไม่มี ก็ไม่เป็นไร จึงคิดที่จะกู้เงิน หรือยืมเงินจากแหล่งเงินกู้ต่างๆ แล้วพอเริ่มกิจการก็จะมีเงินเข้ามาเอง แต่ก็ลืมคิดไปว่า หากยืมเงินแล้ว พอเริ่มดำเนินธุรกิจ เกิดขายไม่ได้หรือไม่มีลูกค้ามากพอที่จะได้รับเงิน จะหาเงินจากที่ไหนไปจ่ายชำระหนี้แหล่งเงินทุนทั้งหลาย รวมถึงดอกเบี้ยที่แสนจะโหด เคล็ดวิธีสำหรับแหล่งเงินทุนนั้น ควรมีเงินสะสมให้มากพอที่จะลงทุนในธุรกิจที่เราตั้งใจไว้ ทั้งนี้ ก็ควรดูงบประมาณจากเรื่องของการลงทุนด้วยว่า ควรจะต้องเตรียมเงินสักเท่าไรดี ความสมดุลของโครงสร้างเงินทุนเป็นสิ่งสำคัญมาก หากผู้ประกอบการให้น้ำหนักของการกู้ยืมเงินมากกว่าน้ำหนักเงินทุนของตนเอง อาจจะทำให้กิจการเกิดปัญหาทางการเงิน แล้วลุกลามทำให้กิจการล้มละลายได้ ควรหาแหล่งสินเชื่อของเงินทุนที่มีต้นทุนต่ำ หมายถึง อัตราดอกเบี้ยที่ถูกที่สุด

ลำดับต่อมา เมื่อกิจการเริ่มดำเนินธุรกิจ จะต้องมีรายการค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเกิดขึ้นทุกวันและทุกเดือน เช่น ค่าเช่า ค่าแรงงาน ค่าเงินเดือน ค่าวัสดุอุปกรณ์ ค่าสาธารนูปโภค ค่าประชาสัมพันธ์ ค่าเดินทาง ค่าน้ำมัน ค่าธรรมเนียม ค่าเบ็ดเตล็ด ฯลฯ ควรจะต้องมีการจัดทำงบประมาณการจ่ายไว้ล่วงหน้า โดยดูจากค่าใช้จ่ายจริงที่เกิดขึ้น ซึ่งควรเป็นตัวเลขที่ถูกต้อง รวมถึงควรมีเงินสดสำรองไว้อย่างน้อย 6 เดือน เพื่อที่จะสามารถดำเนินธุรกิจไปได้ระยะหนึ่ง เพราะหลังจาก 6 เดือนแล้ว กิจการควรที่จะมีเงินสดรับเข้ามาอย่างสม่ำเสมอ และจะต้องครอบคลุมกับค่าใช้จ่ายนี้ด้วย

นอกจากนี้ กิจกรรมทางการเงินที่สำคัญในแต่ละวัน ยังรวมถึงกรณีที่มีการขายสินค้า และการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อด้วย ระยะเวลาในการเก็บเงินจากลูกหนี้มีความสำคัญต่อการหมุนเงินสดมาก หากกิจการมีภาระในการจ่ายชำระเจ้าหนี้การค้า ระยะเวลาในการจ่ายนั้นน้อยกว่าระยะเวลาในการเก็บสินค้าแล้ว อาจจะทำให้กิจการขาดสภาพคล่องได้ ซึ่งกิจการจำเป็นจะต้องมีเงินสดสำรองมากพอที่จะจ่ายชำระก่อน ดังนั้น กิจการควรที่จะต้องใช้ระยะเวลาในการเก็บเงินจากลูกหนี้น้อยกว่าการจ่ายชำระเงินแก่เจ้าหนี้

สุดท้าย หากผู้ประกอบการคิดจะเริ่มดำเนินธุรกิจ ควรเริ่มดูต้องแต่การวางเป้าหมายของการลงทุนระยะยาว (ไม่เน้นการลงทุนระยะสั้น เพราะจะไม่คุ้มค่ากับเงินที่ต้องลงทุน)  การหาแหล่งเงินทุนระยะยาว โดยเน้นที่ต้นทุนทางการเงินต่ำ และสุดท้ายจะบริหารจัดการกับกิจกรรมทางการเงินทุกๆ วันอย่างไร จะเก็บเงินจากลูกหนี้การค้า หรือการจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้การค้าอย่างไร ตอนที่ 2 เราจะมาดูว่าเราควรจะทำอย่างไรกันค่ะ