ในช่วงของการเปลี่ยนผ่านจากยุค Analog สู่ Digital ของการบริหารรัฐกิจในลักษณะต่างคนต่างทำ หรือตัวใครตัวมันในหน่วยงานภาครัฐต่างๆ ที่นอกจากจะสูญเสียงบประมาณจำนวนมหาศาลต่อปี ไม่นับรวมถึงความยุ่งยากในการบริหารรัฐกิจ และการรักษาความปลอดภัยในสารสนเทศของภาครัฐ ที่มีความเสี่ยงจะถูกเปลี่ยนแปลง ทำลาย หรือโจรกรรมจากผู้ไม่ประสงค์ดีได้โดยง่าย

                กอปรกับเมื่อเทคโนโลยีได้ก้าวข้ามข้อจำกัด ทั้งในด้านสถานที่ เวลา และอุปกรณ์ (Devices) ส่งผลให้ความต้องการใช้ข้อมูลและสารสนเทศ (Information) ของผู้เกี่ยวข้องกลุ่มต่างๆ ได้เปลี่ยนแปลงตามไปด้วย โดยเฉพาะความต้องการสารสนเทศที่มีความหลากหลาย เร็ว และลึก กว่าอดีตที่ผ่านมา เพื่อประโยชน์ต่อการตัดสินใจเชิงนโยบายหรือการดำเนินงานใดๆ ให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด

                การบริหารและจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT) ของหน่วยงานต่างๆ ในภาครัฐ จึงจำเป็นต้องได้รับการพัฒนา ปรับปรุง และยกระดับการดำเนินงาน ให้สามารถบูรณาการหรือ Integration การดำเนินงานของแต่ละหน่วยงานให้สอดคล้องไปในทิศทางเดียวกัน แม้จะอยู่ต่างกรม ต่างกระทรวง

                จึงเป็นที่มาของการจัดตั้งสำนักงานรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ (องค์การมหาชน) หรือ e-Government Agency (EGA) ที่ไม่ว่าจะเป็นเจ้าหน้าที่ของภาครัฐที่ควรทราบ แต่ยังหมายรวมถึงประชาชน และภาคธุรกิจ ที่ควรศึกษาถึงบทบาทและหน้าที่ของ EGA ไปพร้อมกันด้วย

วิเคราะห์ปัญหา : เทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ของภาครัฐ

                หากเคยมีโอกาสติดต่อส่วนราชการต่างๆ ไม่ว่าจะระดับอำเภอ จังหวัด หรือหน่วยงานระดับกรม และกระทรวง จะพบหรือได้เห็นความแตกต่างด้าน IT ของแต่ละหน่วยงาน ตั้งแต่ชุดอุปกรณ์ Computer ชุด Software ในการดำเนินงาน การเข้าถึงและความเร็วของเครือข่าย Internet และที่สำคัญ คือ ความรู้ ความเข้าใจของบุคลากรในการดำเนินงานด้าน IT ต่างๆ

                จึงมักพบว่าการดำเนินงานของภาครัฐในหลายวาระ จะประสบปัญหาการดำเนินงาน ในกรณีที่จำเป็นต้องประสานการดำเนินงานระหว่างหน่วยงาน แม้จะเป็นหน่วยงานภายในกรม หรือกระทรวงเดียวกัน จึงไม่จำเป็นต้องกล่าวถึงการดำเนินงานระหว่างหน่วยงานที่อยู่ต่างกระทรวง ที่ย่อมมีความลักลั่นในด้านสารสนเทศระหว่างกันอยู่เสมอ

                ปัญหาด้าน IT ของหน่วยงานภาครัฐดังกล่าว คือ การขาดความเป็นมาตรฐานที่ทุกหน่วยงาน ทุกกรม ทุกกระทรวง ควรมีและใช้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ซึ่งเมื่อขาดความเป็นมาตรฐานจึงทำให้แต่ละหน่วยงานต่างกำหนดแนวทางการบริหารและจัดการด้าน IT ของหน่วยงานตามกรอบวิสัยทัศน์ที่แตกต่างกัน ในลักษณะต่างคนต่างทำ หรือตัวใครตัวมัน จึงนอกจากจะไม่สามารถเชื่อมประสานการดำเนินงานระหว่างกันได้อย่างสมบูรณ์ ยังมีผลต่อการสิ้นเปลืองงบประมาณรายจ่ายของภาครัฐ เพื่อการจัดการด้าน IT เป็นจำนวนมหาศาลในแต่ละปี

                ปัญหาดังกล่าวนี้ เป็นที่ทราบและพบได้ ในกว่า 2 ทศวรรษ กระทั่ง มีการจัดตั้งสำนักบริการเทคโนโลยีสารสนเทศภาครัฐ (Government Information Technology Services : GITS) เมื่อปี พ.ศ. 2540 ต่อมาในปี พ.ศ. 2551 รัฐบาลมีนโยบาย ICT 2020 ซึ่งเป็นกรอบนโยบายเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารของประเทศไทยในระยะยาว ที่ต้องการปรับเปลี่ยนรูปแบบการบริหารรัฐกิจไปสู่การบริหารและจัดการที่ทันสมัย เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของประเทศให้สูงขึ้น และสร้างความเท่าเทียมแก่ประชาชนในการได้รับบริการจากหน่วยงานภาครัฐ โดยใช้ IT เป็นเครื่องมือสำคัญ จึงได้จัดตั้งสำนักงานรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ (องค์การมหาชน) หรือ Electronic Government Agency (EGA) เพื่อเป็นหน่วยงานด้านการบริหารและจัดการโครงสร้างสารสนเทศ รวมถึง ทำหน้าที่ให้คำปรึกษาแก่บุคลากรและหน่วยงานภาครัฐในการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communication Technology : ICT) ในการดำเนินงาน ควบคู่กับการเพิ่มความมั่นคงปลอดภัยจากบริการอิเล็กทรอนิกส์ของภาครัฐต่อไป

รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ (e-Government)

                บทบาทในภาพรวมของ EGA จะให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในเชิงปฏิบัติการด้านการบริหารและจัดการระบบ ICT แก่หน่วยงานภาครัฐ นับตั้งแต่การลดความซ้ำซ้อนในการใช้งานระบบเครือข่าย (Network) ของหน่วยงานต่างๆ มาสู่การใช้บริการเครือข่ายสื่อสารข้อมูลเชื่อมโยงหน่วยงานภาครัฐ (Government Information Network : GIN) ที่สามารถรองรับการรับ-ส่ง และแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงานต่างๆ ได้อย่างมั่นคงปลอดภัย หรือบริการระบบ Cloud ของภาครัฐ (Government Cloud Service) ซึ่งเป็นรูปแบบการการดำเนินงานในลักษณะของการแบ่งปันทรัพยากรด้าน ICT ร่วมกัน เช่น ส่วนประมวลผล พื้นที่จัดเก็บข้อมูล หรือระบบเครือข่าย และการบริการอื่นๆ ที่ EGA จัดเตรียมเพื่อให้บริการได้อย่างรวดเร็ว และลดภาระการบริหารจัดการของผู้ดูแลระบบในหน่วยงานต่างๆ ให้น้อยที่สุด รวมถึง การจัดทำมาตรฐานการพัฒนาระบบ IT และ Website ของหน่วยงานภาครัฐ ให้มีความเป็นมาตรฐานและเอกภาพ เป็นต้น

                โดยปัจจุบันมีหน่วยงานภาครัฐจำนวนมากได้เข้าร่วมปรับปรุงแนวทางการบริหารและจัดการระบบงาน ICT ของหน่วยงานให้สอดคล้องกับแผนงานและเป้าหมายสู่การเป็นรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Government ดังจะพิจารณาได้จากการที่กระทรวงยุติธรรมจะผลักดันให้ทุกหน่วยงานในสังกัด มาใช้เครือข่าย GIN และระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ของ EGA เพื่อลดปัญหาด้านความลักลั่นเกี่ยวกับงานสารบรรณของกระทรวงยุติธรรมให้เกิดเป็นมาตรฐานเดียวกัน และใช้งานเอกสารร่วมกันระหว่างหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ โดยไม่จำเป็นต้องจัดทำเอกสารซ้ำซ้อนเช่นในอดีต

รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ กับประโยชน์ที่ประชาชนจะได้รับ

                หากหน่วยงานภาครัฐทุกหน่วยงาน สามารถปรับตัวเองสู่การเป็นรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ได้ดังเป้าหมายหรือตามกรอบนโยบาย ICT 2020 ย่อมส่งผลดีและสร้างประโยชน์แก่ประชาชนได้ในที่สุด เพราะรัฐบาล หรือส่วนงานราชการต่างๆ จะสามารถกำหนดนโยบายการบริหารรัฐกิจให้มีคุณภาพและเหมาะสมได้มากขึ้น ในขณะที่เม็ดเงินงบประมาณรายจ่ายประจำปี ที่เคยสูญเสียไปกับกิจกรรมที่มีความซ้ำซ้อนในหลายๆ หน่วยงาน จะสามารถนำไปพัฒนาประเทศด้านอื่นๆ ได้

                และประโยชน์ที่ไม่สามารถมองข้ามได้จากการมีรัฐบาลอเล็กทรอนิกส์ คือ การเพิ่มโอกาสและความเท่าเทียมกันของประชาชนในการใช้บริการต่างๆ จากหน่วยงานภาครัฐได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น ในกรณีของกรมพินิจและคุ้มครองเด็กและเยาวชน ซึ่งเป็นหน่วยงานหนึ่งของกระทรวงยุติธรรม ได้นำระบบ VDO Conference ของ EGA มาประยุกต์ใช้ในบริการระบบเยี่ยมญาติ ระหว่างผู้ปกครองของเด็กหรือเยาวชนที่ได้รับการคุ้มครอง ให้สามารถติดต่อถึงกันได้อย่าง Real Time โดยไม่มีค่าใช้จ่าย ที่ส่งผลทั้งในด้านความสะดวก และลดปัญหาการจัดการด้านอื่นๆ ของกรมพินิจฯ ได้ เป็นต้น