Please assign a menu to the primary menu location under MENU

Business TipsKnowledgeTools

3 ตัวช่วยสุดเจ๋ง ให้คุณจัดระเบียบอีเมลง๊ายง่าย

ในอีเมลทางธุรกิจหรือส่วนตัวนั้น ไม่ว่าคุณจะจัดการอย่างไรกับจดหมายที่ติดต่อเข้ามา ก็มีส่วนช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ และทั้งก่อให้เกิดปัญหาแก่คุณได้เช่นกัน ยิ่งถ้าคุณมีผู้ร่วมงานมากขึ้นเท่าไหร่ จะยิ่งมีการส่งจดหมายผ่านเข้า-ออกทางอีเมลของคุณเป็นจำนวนมากเท่านั้น

ดังนั้น บทความนี้มีข้อแนะนำดี ๆ ที่จะช่วยให้คุณบริหารจัดการจดหมายในอีเมลที่ค่อนข้างยุ่งเหยิงปวดหัว ให้เสร็จรวดเร็วได้ทันทีภายใน 5 นาที โดยการติด “แท็ก” ในกล่องจดหมาย ซึ่งเราจะพูดถึงอีเมล Gmail และ Outlook

การติด “แท็ก” ที่ว่านี้จะแตกต่างจาก “ตัวกรอง” ที่ใช้สำหรับการจัดเก็บอย่างถาวร เพื่อให้เห็นได้อย่างเด่นชัด มีความสำคัญ และเมื่อมีการตอบกลับอีเมลแล้ว คุณก็สามารถลบ “แท็ก” และไฟล์จดหมายออกได้ตามปกติ (ถ้าอยากลบออกไป)

มาดูรายละเอียดกันทีละข้อดีกว่า ซึ่งวิธีการสุดเจ๋งที่ทำได้ด้วยตัวคุณเอง มีดังนี้

  1. ตัวอักษร/เปลี่ยนสี/อ่านทุกเช้า

ลองทำตามนี้ เช่น ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ เปลี่ยนสีในกล่องจดหมายเป็นสีแดง และเปิดกล่องจดหมายอ่านทุกเช้า ส่วนช่วงดึก ๆ ของแต่ละวัน เข้าไปจัดการอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านให้เรียบร้อยก่อนที่จะมีอีเมลชุดใหม่เข้ามาในตอนเช้าของอีกวัน

  1. ชื่อของทุกคนที่เรารู้จักคุ้นเคย

ควรสร้าง “ติดแท็ก” ไว้ที่ชื่อทุกคนที่มีรายชื่ออยู่ในอีเมล จะช่วยให้คุณค้นหาอีเมลของพวกเขาได้อย่างรวดเร็ว ก่อนที่จะตัดสินใจดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไป และเมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว ก็สามารถลบ “แท็ก” ออกได้

  1. ตอบกลับทันที

ในช่วงระหว่างที่คุณกำลังรออะไรสักอย่าง เช่น รอขึ้นรถไฟ รอกาแฟอยู่ที่ร้าน การฆ่าเวลาด้วยการเปิดอีเมลอ่านแล้วตอบกลับทันที จะช่วยให้คุณจัดการกับปัญหาอีเมลได้เสร็จรวดเร็ว ไม่ปวดหัวกับอีเมลในช่วงเวลาอื่น ๆ

วิธีการง่าย ๆ ทั้งสามข้อนี้ จะช่วยให้คุณหมดกังวลเรื่องอีเมลอีกต่อไป คุณจะทำงานคล่องขึ้นได้จริง ๆ

 

 

 

 

 

ชายเล็ก บดินทร์

แสดงความคิดเห็น

ความคิดเห็น

Leave a Response

ปิดโหมดสีเทา